Помогни ни да направим Uroci.net по - богат! Добави урок

Процентно отразяване на свършена дейност или задачи в Ексел

oldstar   трудност:    видян: 20608


 

В урока е показано отразяване в проценти на изпълнени задачи като възможно приложение на формулите. Принципът, начинът и формулите, обаче  могат  да дадат идея за прилагането им  и за други цели.

 

Просто представяне

 

I. Чрез функцията COUNTIF

 

В табличка изписваме задачите

В съседните 2 колонки пишем крайния срок за изпълнение и оставащите дни до него.

Под табличката (или на удобно място)  отбелязваме  три клетки – една с общия брой задачи, друга – с изпълнените задачи и трета за процентно изпълнение на задачите.




 

А) В клетката на броя на задачите (В8) въвеждаме ръчно броя – в случая -5


Б) В клетката „Оставащи дни” (С2) изписваме формулата =В2-today(), която копираме в цялата таблица надолу. В колонката се появяват броя на дните до края на срока, считано от текущия ден. Дните намаляват всеки изминат ден, докато стойността стане нула в датата на крайния срок.

 

Забележки:

1.При въвеждането на датите, клетките се форматират като Dates

2. При оставащите дни, клетките се форматират като General

3. При процентите – Percentage (с или без знаци след десетичната точка)

 

В)  В клетката „Изпълнени” се изписва формулата  =countif(C2:C6;”0”). Чрез тази формула се търси броя на нулите (нулата във формулата се слага в кавички), т.е когато е достигнат крайния срок.


Г) В клетката за % изпълнение (B10) е съотношението на изпълнени/общо задачи =B9/B8


 

Тук чрез Conditional Formatting за ефект може да поставим различни условия за оставащите дни – напр. aко остават 10 дни до срока, клетката да се оцвети в зелено,  5 и по-малко – в червено, а ако е 0 – друг цвят.

 

II. Чрез Data Validation


 

В табличка изписваме задачите.. В съседна колонка оформяме нова табличка с примерно заглавие „Резултат”. Там ще се  маркира изпълнената задача.

Под табличката (или на удобно място)  пак отбелязваме  три клетки – една с общия брой задачи, друга – с изпълнените задачи и трета за процентно изпълнение нa задачите.- както по-горе.




 

А) Маркираме цялата колонка (В) със резултатите (без антетката) и Data-Data Validation.

От опциите на Data Validation избираме  List. Оставяме отметките върху  Ignore blank  и In-cell dropdown, а в Source пишем Изпълнено (или както искаме да отбележим приключването на задачата)


 

Б)  В клетката на броя на задачите (В8) въвеждаме ръчно броя – в случая - 5


 

В) В клетката Изпълнени (В9) въвеждаме формулата (за примера)

 = counta(B2:B6), т.е трябва да се обхване цялата таблица за изпълнение. Чрез тази формула се отчитат/броят клетките в които има някакви данни. В картинката по-долу в колона  В има две клетки с данни и формулата ги отчита.


Г) В клетката на процентното изпълнение (А10) въвеждаме  изпълнени/общо задачи, т.е формулата =B9/B8

В началото, когато нямаме изпълнени задачи, изпълнението и процентното съдържание сочат 0. Когато кликнем върху клетката „Резултат” на съответната задача и изберем чрез стрелкичката „Изпълнено”, изпълнените задачи и процентното съдържание се изписват автоматично. Получаваме следното:






Добавяне графика


И в двата случая можем да добавим и графика за визуално представяне. Тя може да бъде вертикална или хоризонтална





. Как става: (важи за двете функции)



1. При Ексел 2003 -  Кликваме върху клетката с процентите (В10) и Insert- Chart . Избираме Columns – първата иконка за вертикална графика или от Bars-първата иконка –за хоризонтална. Next.

1a При 2007/10 Кликваме върху клетката- Insert-Chart-Column -2D column - иконка за вертикална графика или от All Chart Type-Bars-първата иконка за вертикална графика.



2. При Ексел 2003 - В прозорчето се появяват три колони, които в случая не ни трябват. Затова отново кликваме върху клетката с процентите.(В10). Next. В прозорчето остава маркираното Series in Column. Next. Остава само една колона.  Oт Axes махаме отметката от Category (X) axis и от Legend махаме отметката от Show Legend - Finish.  Остава една колона с процентна скала, която обаче не достига до 100%.

2a. При 2007/10. Появяват се три колони. Kликваме  с десен бутон вътре в графиката и от контекстното меню избираме Select Data. Отновo кликваме върху клетката с процентитe (B10). Изтриваме Series и 1 (Horizontal Categories Axis). Остава една колона с процентна скала, която също не достига 100%


 



3. При Ексел 2003  Кликваме с десен бутон върху процентната скала и от контекстното меню избираме Format Axis. Появява се прозорчето с опциите на Scale. В Minimum пишем 0, а в Maximum – 1. OK.Major unit 0,1 Скалата става 100%.

. При 2007/10. Посочваме цифра в процентната скала и кликваме с десен бутон. От контекстното меню избираме Format Axis. От опциите в Minimum маркираме Fixed и пишем 0. В Maximum-Fixed – пишем 1. Major unit-Fixed 0,1 ОК. Скалата става 100%

Забележка: Major unit определя скока на процентната скала, напр. 0,1 –през 10; 0,2 през 20 итн.

 



4. При Ексел 2003 и  2007/10. Кликваме върху външната рамка на графиката и чрез двойната стрелкичка оразмеряваме графиката по ширина и дължина и я наместваме на подходящо място. След това по стандартните начини може да оцветим всички компоненти на графиката. Сега при всяка изпълнена задача, освен  в процентното изпълнение в клетката В10, графиката  показва  също покачване в процентите.  

При  желание и въображение може да направим различни графики - като термометър, като бутилка, като цилиндър и др.

 



Освен за примера в този урок,  такъв тип графика може да се използва за сравнение/конвертиране на различни стойности – напр. Фаренхайт и Целзии, инчове/см и др.

 


Надявам се, че ви е било интересни и полезно.

 


Автор: oldstar



Коментари (3)

tanatana на 18.12 2012 в 07:46ч.
за оставащи дни с формулата =B2 - Today() се получават отрицателни числа. Затова за Изпълнени формулата става =Countif(c2:c6;"
tanatana на 18.12 2012 в 07:54ч.
а пък за общо може направо с =count(B2:B6)
oldstar на 18.12 2012 в 15:17ч.
Ако датата в В2 е преди срока, естествно е да даде отрицателни числа. Датата в В2 е бъдеща тада и винаги е по-голяма от today. Нещо може би грешиш в изваждането на датите.

Регистрирайте се, за да добавите коментар


Калдейта ЕООД - © 2003-2010. Всички права запазени.
Препоръчваме: Национален Бизнес | Bomba.bg | IT Новини | Диплома.бг | TRAVEL туризъм | Реферати | AmAm.bg | Иде.ли | Курсови работи | Фото Форум | Spodeli.net | Фото-Култ | Atol.bg | Elmaz.com | MobileBulgaria.com | Казанлък.Com