Всяка таблица трябва да включва колона или набор от колони, които идентифицират еднозначно всеки съхранен ред в таблицата. Това често е уникален идентификационен номер като ИД на служител или сериен номер. В терминологията на базите данни тази информация се нарича първичен ключ на таблицата. Access използва полетата на първичните ключове, за да свърже бързо данните от няколко таблици и да събере данните за вас.
Ако вече имате уникален идентификатор за дадена таблица, като например номер на продукт, който идентифицира еднозначно всеки продукт в каталога ви, може да използвате този идентификатор като първичен ключ на таблицата – но само ако стойностите в тази колона ще са винаги различни за всеки запис. В един първичен ключ не може да има дублиращи се стойности. Например, не използвайте имена на хора като първичен ключ, защото имената не са уникални. Лесно може да се случи да имате двама души с едно и също име в една и съща таблица.
Един първичен ключ трябва винаги да има стойност. Ако дадена стойност в една колона може да остане неприсвоена или неизвестна (липсваща стойност) в някоя точка, то тя не може да се използва като компонент на първичен ключ.
Винаги трябва да се избира първичен ключ, чиято стойност няма да се променя. В една база данни, използваща повече от една таблица, първичният ключ на таблицата може да се използва като препратка в други таблици. Ако първичният ключ се промени, промяната трябва да се приложи навсякъде, където е посочен първичният ключ. Използването на първичен ключ, който няма да се променя намалява вероятността първичният ключ да не е в синхрон с другите таблици, които го посочват.
Често за първичен ключ се използва произволен уникален номер. Например, може да присвоите на всяка поръчка уникален номер. Единственото предназначение на номера на поръчката е да идентифицира тази поръчка. След като е присвоен, той никога не се променя.
Ако не се сещате каква колона или набор от колони биха били добър първичен ключ, помислете за използването на колона, която има данни от типа на автономериране. Когато използвате данни от типа на автономериране, Access автоматично присвоява стойност за вас. Подобен идентификатор е без факти; той не съдържа реална информация, описваща реда, представен от него. Идентификаторите без факти са идеални за ползване като първичен ключ, защото те не се променят. За един първичен ключ, съдържащ факти за даден ред – телефонен номер или име на клиент, например – е по-вероятно да се промени, тъй като самата фактическа информация може да се промени.
В някои случаи може да искате две или повече полета заедно да изпълняват ролята на първичен ключ на таблицата. Например за таблицата "Подробни данни за поръчките", съхраняваща елементи от редове за поръчки, за първичния ключ биха се използвали две колони: ИД на поръчка и ИД на продукт. Когато един първичен ключ употребява повече от една колона, той се нарича комбиниран ключ.
За базата данни за продажбите може да се създаде автономерирана колона за всяка от таблиците, за да служи като първичен ключ: ИД на продукт за таблицата "Продукти", ИД на поръчка за таблицата "Поръчки", ИД на клиент за таблицата "Клиенти" и ИД на доставчик за таблицата "Доставчици".