Сега, след като сте разделили информацията в таблици, имате нужда от способ, по който да обедините информацията отново по смислен начин. Например следващият формуляр съдържа информация от няколко таблици.
Access представлява една система за управление на бази данни, показваща връзки. В една такава (релационна) база данни информацията се разделя на отделни предметно-базирани таблици. След това се използват връзки (релации) на таблиците, за да се обедини отново тази информация, ако в необходимо.
Да разгледаме следния пример: таблиците "Доставчици" и "Продукти" в базата данни за поръчка на продукти. Един доставчик може да снабдява с всякакъв брой продукти. Следователно за всеки доставчик представен в таблицата "Доставчици" може да има много продукти, представени в таблицата "Продукти". Поради това връзката между таблицата "Доставчици" и таблицата "Продукти" е от типа "един към много".
За да представите връзката "един към много" в проекта на базата данни, вземете първичния ключ от страната "един" на връзката и го добавете като допълнителна колона или колони към таблицата от страната "много" на връзката. В този случай, например, вие добавяте колоната за ИД на доставчик от таблицата "Доставчици" към таблицата "Продукти". След това Access може да използва ИД номера на доставчика в таблицата "Продукти", за да намери подходящия доставчик за всеки продукт.
Колоната с ИД на доставчика в таблицата "Продукти" се нарича външен ключ. Един външен ключ представлява първичен ключ на друга таблица. Колоната с ИД на доставчика в таблицата "Продукти" е външен ключ, защото той също така е първичен ключ на таблицата "Доставчици".
Вие осигурявате базата за съединяване на свързаните таблици чрез сдвояване на първични и външни ключове. Ако не сте сигурни кои таблици трябва да споделят обща колона, определянето на връзка "един към много" обезпечава наистина споделянето на една колона от двете участващи таблици.
Да разгледаме връзката между таблицата "Продукти" и таблицата "Поръчки".
Една поръчка може да включва повече от един продукт. От друга страна един продукт може да се появи в много поръчки. Следователно за всеки запис в таблицата "Поръчки" може да има много записи в таблицата "Продукти". И за всеки запис в таблицата "Продукти" може да има много записи в таблицата "Поръчки". Този тип отношение се нарича връзка "много към много", защото за всеки продукт може да има много поръчки; и за всяка поръчка може да има много продукти. Трябва да се отбележи, че за установяването на връзки "много към много" в таблиците е важно да се разглеждат и двете страни на връзката.
Предметите на двете таблици – на поръчките и продуктите – имат връзка "Много към много". Това представлява проблем. За да разберете този проблем, си представете какво би се случило ако се опитате да създадете връзката между двете таблици чрез добавяне на полето "ИД на продукт" към таблицата "Поръчки". За да имате повече от един продукт на поръчка, ви е необходим повече от един запис на поръчка в таблицата "Поръчки". Вие ще повтаряте информация за поръчката за всеки ред, отнасящ се за една поръчка – и резултатът ще бъде неефективно проектиране, което може да доведе до неточни данни. Вие ще срещнете същия проблем, ако поставите полето "ИД на поръчка" в таблицата "Продукти" – ще ви е необходим повече от един запис в таблицата "Продукти" за всеки продукт. Как се решава този проблем?
Отговорът се състои в създаването на трета таблица, често наричана съединителна таблица, която разбива връзката "много към много" на две връзки "един към много". Вмъквате първичния ключ на всяка от тези две таблици в третата. В резултат третата таблица записва всяко появяване или случай на връзката.
Всеки запис в таблицата "Подробни данни за поръчките" представлява един елемент на ред от поръчката. Първичният ключ на таблицата "Подробни данни за поръчките" се състои от две полета – външните ключове от таблиците за поръчки и продукти. Използването само на полето "ИД на поръчка" като първичен ключ на тази таблица не е възможно, защото една поръчка може да има много елементи от редове. "ИД на поръчка" се повтаря за всеки елемент от ред в поръчката, така че полето не съдържа уникални стойности. Използването само на полето "ИД на продукт" също не е възможно, защото един продукт може да се появи в много различни поръчки. Но когато са заедно, двете полета винаги дават уникална стойност за всеки запис.
В базата данни за продажба на продуктите таблицата "Поръчки" и таблицата "Продукти" не са свързани пряко една с друга. Вместо това те са свързани непряко чрез таблицата "Подробни данни за поръчките". Отношението "много към много" между поръчките и продуктите е представено в базата данни чрез използване на две връзки "един към много":
Всички продукти от една конкретна поръчка може да се определят от таблицата "Подробни данни за поръчките". Може също да определите всички поръчки за конкретен продукт.
След включването на таблицата "Подробни данни за поръчките" списъкът на таблиците и полетата може да има следния вид: